Pour choisir une infogérance à Genève, commencez par décrire ce que votre PME veut confier et les situations dans lesquelles elle attend une intervention. Demandez ensuite une proposition écrite précisant les équipements concernés, les horaires, les exclusions et les responsabilités. Comparez les forfaits sur cette base commune. Pour un dirigeant, la question utile reste concrète : qui prend en charge un problème, sur quel périmètre et avec quelles conditions ?
Partir du travail à assurer dans votre entreprise
Décrivez votre besoin à partir du fonctionnement du bureau, plutôt qu’à partir d’une liste de technologies. Vos collaborateurs cherchent-ils un interlocuteur pour leurs difficultés quotidiennes ? Souhaitez-vous surtout déléguer le suivi des serveurs, des sauvegardes ou du réseau ? Disposez-vous déjà d’une personne qui coordonne l’informatique ?
Vous pouvez envisager une délégation étendue ou demander un appui sur des tâches identifiées. Si une personne conserve la coordination en interne, précisez ce qu’elle continuera à faire et ce qu’elle attend du prestataire. Demandez notamment qui préparera les changements, qui les autorisera et qui informera les collaborateurs concernés.
Si vous déléguez davantage, faites préciser comment les décisions et les dépenses vous seront soumises. Préparez une description des outils indispensables et des personnes qui les utilisent. Pour organiser cet état des lieux, vous pouvez consulter les repères pour préparer votre audit informatique. Gardez les projets envisagés dans une rubrique distincte des difficultés à traiter au quotidien.
- Précisez les outils dont l’indisponibilité bloquerait le travail.
- Identifiez votre interlocuteur interne pour les décisions informatiques.
- Séparez les difficultés quotidiennes des projets à engager.
Faire préciser le périmètre derrière le mot infogérance
Demandez une réponse distincte pour chaque composante de votre environnement : ordinateurs, serveurs, réseau, sauvegardes, protection et logiciels. L’infogérance peut réunir plusieurs de ces activités, mais votre proposition doit nommer celles qui seront effectivement prises en charge.
Pour chaque catégorie, faites décrire les actions attendues. Surveiller un serveur, corriger une anomalie et accompagner un utilisateur correspondent à des tâches différentes. Demandez lesquelles figurent dans le forfait et lesquelles nécessitent une validation ou une facturation supplémentaire. Faites également préciser les équipements qui resteraient en dehors du mandat.
Les applications métier méritent une attention particulière. Faites nommer les logiciels concernés et demandez jusqu’où va l’assistance : installation, droits d’accès, fonctionnement du serveur ou échanges avec l’éditeur. Pour un bureau d’architectes, inscrivez explicitement les outils de conception dans cette discussion. Demandez si leur diagnostic est compris, plutôt que de le déduire de la présence d’une assistance générale. Votre objectif est d’obtenir une répartition lisible entre votre entreprise, le prestataire et les interlocuteurs chargés des logiciels.
Distinguer la surveillance de l’intervention attendue
Faites décrire le parcours d’un incident depuis son signalement jusqu’à sa clôture. Demandez séparément les modalités de réception d’une demande, de début d’intervention et de déplacement. Faites inscrire les plages horaires auxquelles chaque engagement s’applique.
Demandez ce qui se passe lorsqu’une alerte apparaît en dehors de vos heures habituelles. Qui la consulte ? Dans quelles circonstances une intervention est-elle engagée ? Qui doit donner son accord ? Posez les mêmes questions pour une demande envoyée directement par un collaborateur. Faites préciser comment sa priorité sera évaluée en fonction du travail empêché et de l’urgence.
Pour vos locaux genevois, examinez les conditions du déplacement. Prenez une situation hypothétique, comme un équipement inaccessible à distance, puis demandez au candidat de décrire la procédure prévue. Distinguez le moment où quelqu’un commence à traiter le problème du moment où l’activité peut reprendre. Demandez enfin comment vous serez informé si le problème reste ouvert et qui décidera de la suite.
- Quel canal utiliser pour une panne bloquante ?
- Comment la priorité d’une demande est-elle décidée ?
- Quelles conditions déclenchent une intervention sur place ?
- Comment êtes-vous informé si le problème reste ouvert ?
Examiner la restauration autant que la sauvegarde
Définissez ce que vous voulez pouvoir récupérer, puis demandez comment cette récupération sera contrôlée. Faites préciser les données sauvegardées, les vérifications comprises et la personne chargée de suivre les anomalies. Demandez également si un essai de restauration fait partie de la prestation proposée.
Dans votre demande, distinguez les fichiers, les applications et les équipements nécessaires pour reprendre une activité. Faites préciser qui lancerait la restauration et comment votre entreprise validerait que les éléments récupérés sont utilisables. Pour un dossier de travail, demandez par exemple comment serait vérifiée la possibilité de l’ouvrir avec l’application concernée. Cet exemple sert à cadrer votre demande, sans préjuger du résultat d’un essai.
Demandez comment un tel essai serait préparé pour préserver le travail en cours. Prévoyez un compte rendu indiquant les éléments examinés, le résultat et les corrections proposées. Pour choisir les activités à reprendre en priorité, poursuivez avec les repères pour préparer la continuité de votre PME.
Comparer les dépenses sur un périmètre identique
Faites chiffrer la même demande par chaque candidat. Demandez que la proposition distingue les opérations comprises, les options et les projets nécessitant un devis séparé. Examinez aussi les éléments retenus pour calculer le forfait : ordinateurs, serveurs, horaires couverts et conditions d’intervention.
Demandez une ventilation adaptée à votre PME entre démarrage du mandat, exploitation courante, abonnements logiciels, achats de matériel et projets. Faites préciser les modalités applicables lorsqu’un équipement est ajouté ou qu’un besoin évolue. Si des corrections sont nécessaires avant la prise en charge, demandez qu’elles soient décrites et chiffrées à part.
Lorsqu’une proposition emploie le terme « illimité », demandez quelles demandes sont concernées et quelles exclusions subsistent. Comparez ensuite une situation hypothétique identique : arrivée d’un collaborateur, remplacement d’un ordinateur ou changement de messagerie. Demandez au prestataire de classer chaque opération dans son offre, en distinguant la fourniture, l’installation et l’assistance. Vous pourrez ainsi examiner la mensualité avec les dépenses complémentaires possibles, sans présumer que toutes les opérations relèvent du forfait.
Organiser la reprise et la restitution des accès
Faites inclure le passage de relais dans la proposition initiale. Demandez quels éléments doivent être récupérés auprès de votre prestataire actuel et qui coordonnera cet échange. Faites établir la liste des équipements, des configurations et des accès nécessaires à la prise en charge.
Demandez comment les informations seront transmises, contrôlées et tenues à jour pendant le mandat. Faites préciser les documents auxquels votre entreprise pourra accéder et la personne qui pourra les demander. Pour les accès d’administration, demandez une procédure de transfert avant toute communication et gardez les mots de passe hors de la demande de devis.
Examinez également la fin du futur mandat. Quels documents vous seront remis ? Comment récupérerez-vous les accès nécessaires ? Quelles prestations accompagneront le successeur et selon quelles conditions financières ? Faites décrire ces modalités dès la proposition, plutôt que de reporter leur discussion au départ. Si une transmission progressive est envisagée, demandez qui restera responsable de chaque partie de l’environnement pendant cette période.
- Demandez la liste des documents remis et leur mode d’actualisation.
- Faites identifier les accès nécessaires à l’administration de votre environnement.
- Précisez les modalités de transfert au début et à la fin du mandat.
Demander une proposition qui permet de décider
Transmettez aux candidats une description commune de votre parc, de vos outils indispensables et des responsabilités que vous souhaitez déléguer. Demandez-leur de distinguer les engagements proposés des points qui nécessitent encore un état des lieux. Avant de signer, faites clarifier chaque exclusion et chaque responsabilité sans titulaire : votre décision doit porter sur une organisation comprise, avec des tâches attribuées et des conditions écrites.
