Teams, SharePoint, OneDrive : où ranger quoi ?

OneDrive accueille les fichiers d’une personne : brouillons, notes, documents en préparation. SharePoint accueille les documents qu’une équipe ou un service doit retrouver dans la durée. Teams n’est pas un troisième espace de stockage : il donne accès à des fichiers rangés dans SharePoint ou dans OneDrive.

Pour trancher, posez une question : qui devra retrouver ce document dans un an, et qui le reprendra si son auteur change de poste ? Si la réponse est « l’équipe », le document a sa place dans SharePoint, même s’il a été commencé dans OneDrive.

La présentation de la collaboration de fichiers de Microsoft décrit ce découpage pour une petite organisation : chaque utilisateur range ses fichiers dans sa bibliothèque OneDrive, et une seule équipe Teams peut suffire pour tous les collaborateurs. La même page rappelle que l’historique des versions est activé par défaut. Une équipe peut donc travailler sur un seul fichier au lieu d’échanger des copies.

Teams ne range pas les fichiers au même endroit selon qu’ils sont déposés dans un canal, envoyés dans une conversation ou produits par une réunion. Les fichiers d’un canal appartiennent à l’espace de l’équipe. Ceux d’une conversation et les enregistrements de réunion, hors réunions de canal, restent dans le OneDrive d’une personne, et dépendent donc de son compte.

La documentation Microsoft sur les sites connectés à Teams décrit la partie SharePoint. L’aide Microsoft sur le stockage des fichiers dans Teams couvre les conversations, et la page sur le stockage des enregistrements de réunion couvre les réunions. Les membres d’une équipe sont gérés par un groupe Microsoft 365, et Microsoft recommande de gérer les accès depuis Teams plutôt que de partager le site séparément.

• Canal standard : la création d’une équipe crée un site SharePoint. Tous les canaux standard partagent ce site, avec un dossier par canal, et tous les propriétaires et membres de l’équipe y ont accès.
• Canal privé ou partagé : chacun reçoit son propre site SharePoint, réservé à ses membres. Ce site ne peut pas être partagé séparément.
• Conversation à deux ou en groupe : le fichier envoyé est stocké dans le dossier Microsoft Teams Chat Files du OneDrive de l’expéditeur, et partagé uniquement avec les participants.
• Réunion : l’enregistrement est stocké dans le OneDrive de l’organisateur, même s’il n’y a pas assisté. Pour une réunion de canal, il va dans le dossier Recordings du site SharePoint de l’équipe.

Le tableau associe les usages courants à l’emplacement qui leur correspond dans Microsoft 365. La dernière colonne indique ce qu’il faut vérifier quand une personne quitte l’entreprise ; les délais sont détaillés plus bas.

La règle qui limite le plus les doublons tient en une phrase : un fichier qui devient un document d’équipe est déposé dans le canal, et la conversation renvoie vers ce fichier au lieu d’en joindre une nouvelle copie.

Attribuez un responsable à chaque espace partagé important. Il veille au classement, examine les demandes d’accès et signale quand les besoins changent. Ce rôle ne demande pas de droits d’administrateur Microsoft 365 : dans Teams, il correspond le plus souvent à celui de propriétaire de l’équipe.

Partez d’un classement que l’équipe sait expliquer, par exemple par activité puis par projet. Testez-le sur un dossier réel avant de l’étendre au reste du service.

Les droits pèsent davantage si vous utilisez Copilot. D’après la page de Microsoft sur la confidentialité de Copilot, l’assistant n’affiche que les données de l’organisation que chaque utilisateur a au moins le droit de consulter. Un dossier ouvert à toute l’entreprise par commodité peut donc ressortir dans les réponses de n’importe quel collaborateur. Microsoft recommande de s’appuyer sur les modèles d’autorisation de SharePoint pour que chacun accède au bon contenu.

Notre accompagnement Microsoft 365 aide à relier cette organisation aux espaces, aux identités et aux règles de partage.

Le partage externe est activé par défaut pour l’ensemble de SharePoint et de OneDrive, selon la documentation Microsoft du partage externe. Il se règle au niveau de l’organisation, puis de chaque site. Quand les deux niveaux diffèrent, le réglage le plus restrictif s’applique, et OneDrive ne peut pas être plus ouvert que SharePoint. L’autoriser pour l’organisation ne l’ouvre pas pour autant sur chaque nouveau site.

Microsoft conseille de ranger les informations confidentielles dans un site où le partage externe est désactivé, et de créer des sites distincts pour travailler avec l’extérieur. Sa présentation de la collaboration de fichiers met aussi en garde contre l’excès inverse : si les restrictions bloquent le travail, les utilisateurs trouvent d’autres moyens de partager, moins visibles et moins contrôlés.

Dans un canal partagé, les fichiers ne peuvent être partagés qu’avec les membres de l’organisation et les participants externes du canal. Avant tout partage, vérifiez quatre points :

• les destinataires et les documents réellement utiles ;
• le type de lien : « Personnes spécifiques », ou « Tout le monde », qui ne demande aucune connexion ;
• la personne qui suit l’accès pendant la collaboration ;
• la date à laquelle l’accès sera retiré.

Ses fichiers restent dans son OneDrive, y compris ceux qu’il a envoyés dans des conversations Teams et les enregistrements des réunions qu’il a organisées. Retirer sa licence ou bloquer sa connexion ne les transfère à personne. Selon la page de Microsoft sur la rétention OneDrive, la procédure de suppression standard et sa rétention de 30 jours ne démarrent qu’à la suppression du compte dans Microsoft Entra ID.

Quand le compte est supprimé, le responsable hiérarchique reçoit par défaut l’accès au OneDrive, à condition d’être renseigné dans Entra ID. À défaut, l’accès revient au propriétaire secondaire défini dans le centre d’administration SharePoint ; sans l’un ni l’autre, personne n’y accède automatiquement. Cette délégation ne joue qu’à la suppression du compte, pas au simple retrait de la licence.

Ce responsable peut ensuite utiliser le transfert simplifié décrit par Microsoft. Il déplace les fichiers vers un autre emplacement, comme un site SharePoint, et peut garder les partages existants. Les listes Microsoft Lists et les formulaires Forms ne sont pas concernés.

Retirer la licence lance un autre calendrier, celui des comptes OneDrive sans licence. Dès le 60e jour, le compte passe en lecture seule et son contenu n’est plus accessible, ni aux utilisateurs ni aux administrateurs, sans une action d’administration. En pratique, c’est la date limite pour déplacer les fichiers. Le tableau reprend les réglages par défaut décrits dans les deux pages Microsoft, consultées le 17 octobre 2026.

Les stratégies et étiquettes de rétention Microsoft 365 priment sur la procédure de suppression standard : un contenu peut être supprimé avant 30 jours ou conservé plus longtemps. Cette protection a une limite. Depuis le 1er juillet 2026, si la facturation des comptes OneDrive sans licence n’est pas activée, un compte qui reste impayé peut être supprimé après 365 jours cumulés, même s’il est visé par une stratégie de rétention ou une conservation pour litige. Pour un compte déjà sans licence à cette date, ce risque commence au plus tôt le 1er juillet 2027. Vérifiez votre configuration avant d’annoncer un délai aux équipes.

La rétention ne remplace pas non plus une sauvegarde : pour fixer des objectifs de reprise et tester la restauration, examinez votre stratégie de sauvegarde et de PRA.

Exemple illustratif : une PME prépare une offre pour un client. Une commerciale rédige le premier jet dans son OneDrive, puis l’envoie à un collègue dans une conversation Teams pour relecture ; cette copie se trouve dans son dossier Microsoft Teams Chat Files. La version de référence est ensuite déposée dans le canal « Offres » de l’équipe commerciale. La commerciale enregistre aussi la réunion de lancement qu’elle a organisée avec le client, et l’enregistrement va dans son OneDrive.

Trois mois plus tard, elle quitte l’entreprise. L’administrateur retire sa licence sans supprimer le compte, si bien que personne ne reçoit d’accès automatique à son OneDrive. L’offre déposée dans le canal reste accessible à l’équipe. La copie envoyée en conversation et l’enregistrement restent dans son OneDrive, et deviennent inaccessibles au 60e jour sans intervention d’un administrateur. Il fallait les déplacer avant, idéalement avec elle au moment de la passation.

Pour tester votre propre règle, reprenez un dossier réel et posez trois questions : où se trouve la version de référence, qui peut la partager avec le client, et qui récupère les fichiers si leur auteur part. Notez les réponses qui manquent avant de déplacer l’historique.

Une feuille de route IT aide à planifier les changements, les responsabilités et l’accompagnement des utilisateurs. Commencez par un périmètre restreint, par exemple un service, puis vérifiez que les documents restent retrouvables et que les accès correspondent aux besoins. Si l’organisation actuelle de vos espaces est mal connue, un audit informatique en dresse l’état des lieux.

• Classer les documents en individuels et collectifs
• Désigner un responsable et un suppléant pour chaque espace partagé
• Décider site par site où le partage externe est permis
• Renseigner le responsable de chaque compte dans Entra ID, ou un propriétaire secondaire OneDrive
• Écrire la procédure de départ : fichiers OneDrive, fichiers de conversation, enregistrements, puis suppression du compte, avec les règles d’accès aux comptes Microsoft 365
• Documenter les modalités de restauration